Hopp til innhold
Maretto
Logg innPrøv gratis

AVVIKSSYSTEM

Avvikssystem for nett og mobil

Ansatte melder avvik fra mobilen eller nettleseren. Lederen for avdelingen fordeler tiltak og svarer den som meldte når saken lukkes.

Prøv gratis i 30 dager

Fra 999 kr i måneden. Ingen binding.

Skjemaet for å melde avvik i Maretto-appen, med arbeidssted, avviksområde, overskrift og beskrivelse.

  • Mobilapp for iPhone og Android

    Meld avvik der det skjer, med bilder rett fra kameraet.

  • Meld avvik uten nett

    Meldingen lagres på telefonen og sendes når den får dekning.

  • Rett til riktig leder

    Saken går automatisk til lederne for avdelingen eller teamet.

  • Tiltak med ansvarlig og frist

    Fordel tiltakene og følg dem til de er fullført.

  • Frister og påminnelser

    Alvorlighetsgraden gir behandlingsfristen, og Maretto minner på før den går ut.

  • Svar til den som meldte

    Den som meldte følger saken og får vite hva som ble gjort.

  • Tilpasset virksomheten

    Egne kategorier, årsaker og konsekvenser, også per avdeling.

  • Statistikk og eksport

    Følg utviklingen per avdeling, og eksporter til Excel eller PDF.

  • Full historikk

    Historikken i saken kan ikke endres eller slettes.

En avviksak i Maretto-nettappen med status Under behandling, beskrivelse, tre tiltak med ansvarlige og frister, og klassifisering med kategori HMS og alvorlighetsgrad Høy.
Saken i nettleseren: status, tiltak med ansvarlig og frist, og klassifisering.

Slik følges et avvik opp

  1. 1

    Ansatte melder fra

    Fra mobilappen eller nettleseren, med bilder om det trengs. Uten dekning lagres meldingen på telefonen og sendes når den får nett.

  2. 2

    Saken går til lederen

    Maretto sender saken til lederne for avdelingen eller teamet. Har avdelingen ingen ledere, eller melder lederen selv, går saken til nærmeste leder over.

  3. 3

    Lederen vurderer saken

    Den som melder velger alvorlighetsgrad, og den gir fristen for å behandle saken. Lederen setter årsak og konsekvens og kan endre alvorlighetsgraden.

  4. 4

    Tiltak med ansvarlig og frist

    Tiltakene får en ansvarlig og en frist, og Maretto minner på før fristen. Saken kan ikke lukkes før tiltakene er fullført.

  5. 5

    Svar til den som meldte

    Saken lukkes med et svar til den som meldte, som får vite hva som ble gjort.

Frister etter alvorlighetsgrad

Saken får en frist etter alvorlighetsgraden den som melder velger. Endrer lederen alvorlighetsgraden, regnes fristen på nytt. Dette er standardfristene:

AlvorlighetsgradFrist
Kritisk4 timer
Høy24 timer
Middels3 døgn
Lav7 døgn

Administratorer kan endre fristene og velge hvilke grader dere bruker, og lederen kan endre fristen i den enkelte saken. Den som meldte får beskjed når saken er vurdert. Hvordan dere velger riktig grad står i Alvorlighetsgrad på avvik.

Mer enn HMS-avvik

Standardkategoriene er HMS, tjenesteavvik, ytre miljø, organisatoriske avvik og personvern og informasjonssikkerhet. Et tjenesteavvik er når en pasient, bruker, elev eller innbygger ikke fikk tjenesten slik den skulle. Ansatte kan også sende forbedringsforslag, som følges opp på samme måte, men uten kategori og alvorlighetsgrad.

Dere kan endre kategoriene, årsakene og konsekvensene og ha egne lister for ulike avdelinger og team.

Hva loven krever

Internkontrollforskriften § 5 nr. 7 krever rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge brudd på HMS-regelverket. Rutinene skal være skriftlige, men forskriften krever ikke et bestemt system.

Et avvikssystem gjør det lettere å vise at avvik blir meldt, fulgt opp og rettet. I Maretto kan historikken i en sak ikke endres eller slettes, og statistikken over avvik kan eksporteres til Excel og PDF/A. Hva dere bør kreve av et avvikssystem står i Krav til avvikssystem.

GREIT Å VITE

Spørsmål om avvikssystemet

Vi tar gjerne en prat om hvordan Maretto kan passe inn hos dere.

Kan ansatte melde avvik anonymt?

Avvik meldes med navn, så den som følger opp kan spørre om mer og gi svar. Kritikkverdige forhold kan ansatte melde i varslingskanalen, der de selv velger om de vil være anonyme.

Kan KI hjelpe oss med å følge opp avvikene?

Ja. KI-assistenten kan foreslå alvorlighetsgrad og tiltak, legge dem inn i sakene og finne det som går igjen.

Viser push-varslene hva saken gjelder?

Nei. Varselet på telefonen sier bare at det har kommet noe nytt. Innholdet vises først når brukeren åpner Maretto.

Kan avvik meldes fra en sjekkliste?

Ja. Avviket viser hvilken sjekkliste og hvilket punkt det kom fra, og følges opp som andre avvik.

Kan en endring i en rutine knyttes til avviket?

Ja. Den nye versjonen av dokumentet kan knyttes til avviket som startet endringen. Er endringen et tiltak, er tiltaket først fullført når den nye versjonen er publisert.

Kan vi ta med avvikene fra Excel eller et annet system?

Kan dere eksportere dataene i et strukturert format, kan vi som regel importere dem for dere. Send oss en eksport, så avklarer vi hva som kan flyttes.

Artikler om avvikshåndtering

Melde

Følge opp

Styre

PRØV MARETTO

Finn ut selv om Maretto
passer dere.

Registrer virksomheten med organisasjonsnummeret, og bruk Maretto gratis i 30 dager. Dere trenger ikke snakke med en selger, og det er ingen binding.

Prøv gratis i 30 dager

Vil dere heller ha en gjennomgang først? Be om en gjennomgang

Et produkt fraAwoken AS