Avvik i Excel eller SharePoint holder, helt til det ikke gjør det

Et regneark eller en liste i SharePoint holder så lenge hvert avvik blir registrert, får en ansvarlig, blir fulgt opp og lukket, og dere kan vise det i ettertid. Loven krever ikke at dere har et eget avvikssystem. På en liten arbeidsplass der én eller to personer følger opp alt, er et godt oppsatt regneark ofte nok. Det slutter å holde når frister glipper uten at noen merker det, når for mange kan lese opplysninger om kolleger, pasienter eller elever, eller når oppsettet bare virker så lenge én bestemt person er der.

Hva loven krever av verktøyet

Internkontrollforskriften § 5 nr. 7 krever at dere avdekker, retter opp og forebygger brudd på HMS-regelverket, og at dere kan dokumentere det. Forskriften sier ikke noe om hvilket verktøy dere skal bruke. Hvordan oppsettet må være følger av reglene om skaderegister, personopplysninger, helse- og omsorgstjenester og arkiv. Dem forklarer vi i lovkravene til et avvikssystem. For et regneark eller en liste betyr det:

• Før personskadene i en egen liste eller fil, så verneombudet kan få se dem uten å få tilgang til resten av loggen (arbeidsmiljøloven § 5-1).
• Hvis dere er en kommune eller en annen offentlig virksomhet, spør arkivtjenesten hvordan avvikssakene skal arkiveres (arkivlova § 5).

Når et regneark eller en liste er nok

En enkel løsning holder som regel når

• det kommer få avvik, og én eller to personer følger opp alle
• avvikene sjelden inneholder opplysninger om pasienter, brukere, elever eller kollegers oppførsel, eller dere klarer å holde slike opplysninger utenfor loggen
• de som melder har en PC eller en jobbkonto på telefonen
• noen har fast tid hver uke til å gå gjennom de åpne sakene.

Et tenkt eksempel: Et regnskapskontor med ti ansatte melder noen få avvik i året, for eksempel om inneklimaet, en ytterdør som ikke låser, og et oppdrag som ble levert for sent. Daglig leder følger opp alle sammen. Her holder det med ett regneark og en fast gjennomgang hver fredag.

Slik setter dere det opp

Uansett hvilket verktøy dere velger, bør alle avvik ligge på ett sted, i OneDrive, SharePoint eller Teams, og ikke på en lokal disk eller som vedlegg som sendes rundt. Gi én person ansvaret for oppsettet, og en stedfortreder som kan det like godt. Lag oppsettet sammen med de ansatte og de tillitsvalgte. De skal være med på å utforme det og få den opplæringen de trenger (arbeidsmiljøloven § 4-2 første ledd). Hvem som følger opp hva og når en sak er ferdig skriver dere i rutinen for avvikshåndtering.

Word- eller PDF-skjema på e-post

En mappe med utfylte skjemaer viser ikke hvilke saker som er åpne. Dere trenger derfor også en logg:

1. Lag skjemaet med de feltene den som melder trenger. Hvilke felt det er står i hva en avviksmelding skal inneholde.
2. Send skjemaene til en felles postkasse som minst to personer leser, og ikke til innboksen til én person. Da blir ikke meldingene liggende uåpnet når noen er på ferie.
3. Den som tar imot meldingen gir avviket et nummer og fører det inn i loggen, altså regnearket som er beskrevet under.
4. Lagre skjemaet med samme nummer i en mappe der bare de som følger opp har tilgang.

Papirskjemaer fra ansatte uten PC kan gå samme vei.

Ett regneark i Excel

Bruk én rad per avvik, og faste kolonner:

Kolonne	Innhold
Nr.	Løpenummer, også brukt i filnavnet på vedlegg
Meldt	Dato
Meldt av	Navn, så dere kan stille spørsmål og gi svar
Avdeling	Fast liste
Hva skjedde	Kort beskrivelse uten navn på andre personer
Kategori	Fast liste, for eksempel HMS, kvalitet og personvern
Alvorlighetsgrad	Fast liste
Ansvarlig	Den som følger opp
Frist	Dato
Årsak	Det dere fant ut
Tiltak	Hva som skal gjøres, av hvem og innen når
Status	Fast liste: Ny, Under behandling, Lukket
Lukket	Dato
Svar til melder	Datoen svaret ble gitt

Formater området som en tabell, så filtrene virker og nye rader kommer med. Bruk datavalidering med rullegardinlister i alle kolonnene som har faste verdier. Hvis det står «HMS», «hms» og «Helse og miljø» i samme kolonne, blir det tre ulike kategorier når dere skal telle, filtrere eller flytte dataene. Skriv datoer som datoer, ikke som tekst, og bruk betinget formatering til å farge radene der fristen er passert og statusen ikke er Lukket.

La de ansatte melde gjennom et skjema i stedet for å skrive i regnearket. Da trenger de ikke tilgang til det. Bare de som følger opp skal kunne redigere. Beskriv hendelsene uten navn på pasienter, elever, brukere eller kolleger, og vis heller til journalen eller et annet sted der bare de som trenger opplysningene har tilgang.

Forms, Lists og Power Automate i SharePoint

Mange bygger hele kvalitetssystemet sitt i SharePoint, med rutinene i et dokumentbibliotek. Med Microsoft 365 kan dere bygge noe som ligner mer på et avvikssystem på det samme området:

• En liste i Microsoft Lists med de samme kolonnene som regnearket. Kolonnetypene valg, person og dato gir faste verdier uten ekstra oppsett.
• Et skjema i Microsoft Forms, eller listens eget skjema, som de ansatte melder i. Still inn at bare personer i virksomheten kan svare, og at navnet blir registrert. Med den innstillingen kan skjemaet også ta imot bilder.
• Regler i listen, som sender e-post når en sak opprettes, når en kolonne som status eller ansvarlig endres, og når en dato nærmer seg. Hvis dere vil ha mer, for eksempel at lederens leder får beskjed når fristen er passert, må dere lage en flyt i Power Automate.
• Versjonshistorikk, som viser hvem som endret hva og når. Sjekk at den er slått på for listen.

En flyt eies av en bruker og kan slutte å virke når kontoen til brukeren blir stengt. Gi derfor hver flyt en medeier.

Hvor det slutter å holde

Feil personer kan lese sakene

Alle som kan åpne en Excel-fil kan se alle radene. Skjulte kolonner, skjulte ark og arkbeskyttelse stenger ingen ute. Den som har filen har alle dataene. Det blir et problem så snart et avvik handler om oppførselen til en navngitt kollega, et fall der beboerens diagnose er nevnt, eller en elev som har utagert. Hvor meldinger om kolleger hører hjemme står i avvik, varsling eller personalsak. Hvis et ark med slike opplysninger er delt med alle ansatte eller med en åpen lenke, kan det være et brudd på personopplysningssikkerheten.

En liste i SharePoint kan stilles inn slik at hver ansatt bare ser de sakene de selv har opprettet. Men hvis sakene kommer inn fra Forms gjennom en flyt, er det flytens konto som står som den som opprettet dem, og da virker ikke innstillingen. Skal hver avdelingsleder bare se sakene i sin egen avdeling, trenger dere egne lister eller mapper per avdeling, eller tilgang på hver enkelt sak, gjerne satt av en flyt. En visning som filtrerer på avdeling, skjuler radene, men stenger ingen ute.

Ingen sier fra når fristen går ut

Excel og Word minner ingen på noe. En sak blir bare fulgt opp hvis noen åpner arket og ser den. Regler og flyter i SharePoint kan sende påminnelser, men noen må lage dem, og teste dem på nytt hver gang listen endres.

Historikken kan skrives over

I et regneark kan alle som har redigeringstilgang, endre årsaken, slette en rad eller skrive over det som først ble meldt. Med versjonsloggen i OneDrive og SharePoint kan dere hente fram en eldre utgave av filen, men den hindrer ingen i å endre noe, og det tar tid å følge én sak gjennom mange versjoner. Etter en arbeidsulykke eller ved et tilsyn kan dere bli bedt om å vise hva som ble meldt, og når tiltaket ble bestemt. En liste med versjonshistorikk er bedre, men den som kan redigere kan som regel også slette en sak.

Rapportene lages for hånd

Pivottabeller fungerer når dataene er ryddige. Med fritekst, egne kopier for hver avdeling og datoer som mangler, kan dere bruke dager på å rydde før hver årlige gjennomgang eller hvert møte i arbeidsmiljøutvalget. Hvilke spørsmål rapporten bør svare på står i Hvorfor dine ansatte ikke melder inn avvik.

Avvik meldes fra mobilen, ute i felt

Det er tungvint å fylle inn en rad i Excel på telefonen, og et nettskjema krever nettdekning. Et skjema som bare er åpent for virksomheten krever i tillegg en jobbkonto. Ansatte som ikke har det, for eksempel vikarer, kan da ikke melde. På byggeplassen, i hjemmetjenesten eller på lageret ender det med at avviket blir sagt muntlig til noen, og det er ikke sikkert at det blir skrevet ned.

Flere avdelinger

Når dere har flere avdelinger, lager hver avdeling gjerne sin egen kopi for å slippe å se sakene til de andre. Etter hvert får kopiene ulike kolonner og verdier, og den samlede oversikten forsvinner. I tillegg må dere oppdatere for hånd hvem som følger opp i hvilken avdeling, når ledere slutter eller bytter jobb.

Den som bygde det slutter

Ofte er det bare én person som kjenner formlene, makroene, flytene og tilgangene. Når den personen slutter, er det ingen som vet hvordan man legger til en ny kategori, eller hvorfor påminnelsene har stoppet.

Tegn på at det er på tide å bytte

• Dere oppdager ikke at saker har passert fristen før dere leter etter dem.
• Flere enn de som følger opp kan lese opplysninger om kolleger, pasienter, brukere eller elever.
• Det finnes flere kopier av loggen, eller ingen er sikre på hvilken som gjelder.
• Rapporten til ledelsen, arbeidsmiljøutvalget eller kommunestyret tar dager å lage.
• Ansatte ute i felt sier fra muntlig i stedet for å melde.
• Bare én person kan endre oppsettet.
• Dere har blitt bedt om å vise hva som ble meldt og bestemt, og klarte det ikke.

Hvis bare ett av punktene stemmer, kan dere ofte rette det i oppsettet dere har. Hvis flere stemmer, er det på tide å se på et eget avvikssystem eller kvalitetssystem. Hva dere bør se etter står i krav til avvikssystem. Men hvis avvikene blir liggende fordi ingen har tid til å følge dem opp, hjelper ikke et nytt system. Det sender bare påminnelser som ingen gjør noe med.

Hvis dere har Microsoft 365, trenger dere som regel ingen ekstra lisenser for et oppsett som det over. Det koster bare timene det tar å bygge og vedlikeholde det. Hvis dere vurderer et gratis avvikssystem, bør dere sjekke at dataene kan eksporteres hvis dere slutter å bruke det.

Hvis dere bytter senere

Med én rad per avvik, de samme kolonnene hele tiden, faste verdier, ekte datoer og saksnummeret i filnavnet på vedleggene får dere en logg som kan eksporteres som CSV eller Excel uten opprydding. Avvik som bare finnes i Word-dokumenter i en mappe må som regel skrives inn for hånd før de kan flyttes. Hvis dataene skal inn i Maretto, kan Awoken som regel importere dem, så lenge de kan eksporteres i et strukturert format.

Når dere bytter:

1. Velg en dato. Fra da av meldes alle nye avvik i det nye systemet, og ingen kan lenger skrive i den gamle loggen.
2. Avslutt de åpne sakene i den gamle loggen, eller flytt dem, slik at ingen sak ligger to steder.
3. Bestem om de lukkede sakene skal flyttes eller bli liggende. En eksport inneholder som regel bare siste versjon av hver sak, ikke endringshistorikken. Ta derfor vare på den gamle loggen, med lesetilgang, så lenge dere kan trenge den, for eksempel som skaderegister eller til den årlige gjennomgangen.
4. Slett det dere ikke lenger trenger og ikke har plikt til å ta vare på, også kopier i e-post og på private områder.