DOKUMENTSTYRING
Dokumentstyring med lesebekreftelse
Rutiner, prosedyrer og styrende dokumenter, med versjoner og oversikt over hvem som har lest.
Fra 999 kr i måneden. Ingen binding.
Lesebekreftelse
Send rutinen til avdelinger, team eller personer med frist, og se hvem som har lest.
Kontrollspørsmål
Ansatte må svare riktig før de kan bekrefte at rutinen er lest.
Rutinene i appen
Ansatte finner rutinene og bekrefter lest på mobilen.
Avansert tilgangsstyring
Lese-, redigerings- og publiseringsrett per mappe eller dokument, for roller, avdelinger og team.
Versjonshistorikk
Tidligere versjoner blir liggende, og hver ny versjon kan beskrive hva som er endret.
Utkast og publisering
Endringer skrives i et utkast og publiseres av den som har rett til å godkjenne.
Revisjonsdatoer
Dokumenteieren får beskjed 30 dager før dokumentet skal revideres.
Skriv sammen, også med KI
Flere skriver i samme utkast samtidig, og KI-assistenten kan skrive det første.
Filer og lenker
Last opp PDF og Word, eller lenk til dokumenter i SharePoint og OneDrive.
Fra utkast til lest rutine
- 1
Skriv i et utkast
Den publiserte versjonen gjelder mens dere skriver. Flere kan skrive i utkastet samtidig i nettleseren, og du ser hvem som er inne.
- 2
Godkjenn og publiser
Den som har rett til å godkjenne og publisere gjør utkastet til en ny versjon. Den forrige blir liggende i historikken.
- 3
Be om lesebekreftelse
Velg hvem som skal lese den nye versjonen, og innen når. Forespørsler om den gamle som ikke er besvart, avsluttes.
- 4
Ansatte leser og bekrefter
På mobilen eller PC-en, og med riktige svar på kontrollspørsmålene hvis rutinen har det.
- 5
Se hvem som gjenstår
Lesestatusen viser hvem som har bekreftet hvilken versjon, og hvem som venter.
Hvorfor lesebekreftelse
Internkontrollforskriften § 5 nr. 2 krever at de ansatte har nok kunnskap om HMS-arbeidet, også om endringer. Ved tilsyn vurderer Arbeidstilsynet dokumentasjonen sammen med det de ansatte forteller, så en rutine ingen kjenner til, hjelper lite.
En bekreftelse viser at rutinen er åpnet, ikke at den er forstått. Med kontrollspørsmål må den ansatte svare riktig før bekreftelsen registreres. Hvordan dere forbereder et tilsyn står i Tilsyn fra Arbeidstilsynet: dette ser inspektørene etter.
Når et avvik viser at rutinen ikke virker
Den nye versjonen av rutinen kan knyttes til avviket som startet endringen, så det går an å se i ettertid hvorfor rutinen ble endret. Er endringen et tiltak i avvikssaken, er tiltaket først fullført når den nye versjonen er publisert, og saken kan ikke lukkes før det. Hva en rutine for avvikshåndtering bør inneholde står i Rutine for avvikshåndtering.
GREIT Å VITE
Spørsmål om dokumentstyring
Vi tar gjerne en prat om hvordan Maretto kan passe inn hos dere.
Må alle bekrefte på nytt når rutinen endres?
Nei, dere velger selv om en ny versjon skal sendes til lesebekreftelse. En liten rettelse trenger ikke en ny runde.
Kan vi beholde dokumentene i SharePoint?
Ja. Et dokument i Maretto kan være en lenke til SharePoint eller OneDrive, så det finnes sammen med rutinene som er skrevet i Maretto.
Kan KI skrive rutinene for oss?
Ja, KI-assistenten kan skrive et utkast, for eksempel en rutine for brannøvelse.
Kan andre enn ledere skrive rutiner?
Ja. Redigeringsrett og publiseringsrett gis hver for seg, per mappe eller dokument. Da kan for eksempel en fagansvarlig skrive utkastet og en leder publisere det.
PRØV MARETTO
Finn ut selv om Maretto
passer dere.
Registrer virksomheten med organisasjonsnummeret, og bruk Maretto gratis i 30 dager. Dere trenger ikke snakke med en selger, og det er ingen binding.
Prøv gratis i 30 dagerVil dere heller ha en gjennomgang først? Be om en gjennomgang