Internkontroll
Internkontrollforskriften: de åtte kravene i § 5
Sist oppdatert Awoken AS9 min lesing
Internkontrollforskriften gjelder for private og offentlige virksomheter som er omfattet av arbeidsmiljøloven eller de andre HMS-lovene forskriften nevner. I § 5 står det åtte ting internkontrollen skal inneholde, og punkt 4 til 8 må dokumenteres skriftlig.
Hvem som har ansvaret
Etter § 4 skal «den som er ansvarlig for virksomheten» sørge for at internkontrollen blir innført og fulgt. Etter arbeidsmiljøloven er det arbeidsgiveren og den som leder virksomheten på vegne av arbeidsgiveren (§ 1-8), i praksis ofte daglig leder. HMS-ansvarlige og avdelingsledere kan gjøre mye av arbeidet, men ifølge kommentarene til forskriften ligger hovedansvaret for å sette i gang arbeidet og holde det i gang på øverste ledernivå.
Arbeidet skal gjøres sammen med de ansatte og representantene deres, det vil si verneombud, arbeidsmiljøutvalg og tillitsvalgte hvis dere har det. Om dere må ha verneombud og AMU står i Må man ha verneombud? og Må man ha arbeidsmiljøutvalg (AMU)?. De ansatte har på sin side plikt til å medvirke (§ 4 annet ledd).
Arbeidsgiveren skal selv ha gått gjennom opplæring i HMS-arbeid (arbeidsmiljøloven § 3-5). Ifølge Arbeidstilsynet er den plikten personlig og kan ikke delegeres.
De åtte kravene
| Nr. | Kravet | Må være skriftlig | Det dere kan vise fram |
|---|---|---|---|
| 1 | HMS-regelverket er tilgjengelig, og dere har oversikt over de viktigste kravene | Nei | Liste over regelverket og de viktigste kravene |
| 2 | De ansatte har nok kunnskap og ferdigheter og får informasjon om endringer | Nei | Opplæringsplan og oversikt over gjennomført opplæring |
| 3 | De ansatte medvirker | Nei | Referater fra møter med verneombud og ansatte |
| 4 | Mål for HMS | Ja | HMS-mål |
| 5 | Oversikt over organisasjonen og hvem som har ansvar, oppgaver og myndighet i HMS-arbeid | Ja | Organisasjonskart og ansvarsfordeling |
| 6 | Kartlegging av farer, risikovurdering og planer og tiltak | Ja | Risikovurderinger og handlingsplan |
| 7 | Rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge brudd på HMS-regelverket | Ja | Avviksrutine og andre HMS-rutiner |
| 8 | Systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollen | Ja | Referat fra gjennomgangen med funn og tiltak |
Hvis dere starter fra bunnen, er det naturlig å begynne med punkt 5 og 6, altså ansvarsfordelingen og risikovurderingen. Mål, opplæring og rutiner bygger nemlig på dem.
1. Regelverket
Dere må vite hvilke HMS-regler som gjelder for dere. Lover og forskrifter ligger åpent på lovdata.no, så jobben består i å lage en oversikt. Det kan være en kort liste over regelverket og de kravene som betyr mest for akkurat dere, med lenker.
For et bilverksted bør listen ha med kravet om verneombud, reglene for arbeid med kjemikalier og avfallsreglene for spillolje. For et kontor er arbeidstid, skjermarbeid og det psykososiale arbeidsmiljøet viktigere.
2. Kunnskap og ferdigheter
Alle skal kunne gjøre jobben sin på en forsvarlig måte, og få vite om endringer i internkontrollen. Arbeidsmiljøloven § 3-2 krever i tillegg at de ansatte får vite om farene i arbeidet og får den opplæringen, øvelsen og instruksjonen de trenger. De som leder andre skal ha kompetanse til å kontrollere at arbeidet blir gjort forsvarlig. Verneombudet skal få den opplæringen vervet krever (arbeidsmiljøloven § 6-5).
På et sykehjem kan det bety at nyansatte lærer forflytning og bruk av løftehjelpemidler før de jobber alene. I en butikk kan det bety at den nyansatte går gjennom rømningsveiene og ranrutinen på første vakt. Dette punktet trenger ikke å være skriftlig, men uten en oversikt over hvem som har fått hvilken opplæring, er det vanskelig å vise at det er gjort.
3. Medvirkning
De ansatte skal medvirke «slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes». De som gjør jobben bør være med når farer kartlegges og rutiner skrives, og det må være lett å si fra om feil.
Når en barnehage lager en rutine for turer utenfor porten, er det de som går turene som vet hvor det kan gå galt. På et lager kan verneombudet og to fra skiftet gå vernerunden sammen med lederen.
4. Mål for HMS (skriftlig)
Ifølge kommentarene til forskriften bør målene være så konkrete som mulig, men dere må også ha overordnede mål. Et overordnet mål kan være at ingen skal bli skadet eller syke av arbeidet. Konkrete mål kan være «Alle som jobber ved skjerm har fått gjennomgått arbeidsplassen sin innen 1. april» eller «Alle som melder et avvik får svar innen to uker». Slike mål kan dere sjekke når dere gjør gjennomgangen i punkt 8.
5. Organisasjon, ansvar og myndighet (skriftlig)
Skriv ned hvem som har ansvar for hva i HMS-arbeidet, og hva de har myndighet til. I en produksjonsbedrift kan det se slik ut: Daglig leder har det overordnede ansvaret. Skiftlederne har ansvaret for sikkerheten på sitt skift og kan stanse en maskin som ikke er trygg. Innkjøpsansvarlig bestiller verneutstyr, og verneombudets rolle er beskrevet. Sjekk at ansvar og myndighet henger sammen. Den som har ansvaret for verneutstyret må for eksempel kunne bestille det.
6. Farer, risiko og tiltak (skriftlig)
Kartlegg farer og problemer, vurder risikoen, og lag planer og tiltak som reduserer den. Ta med fysiske, organisatoriske og psykososiale forhold. I en barnehage kan det være løfting, støy og smitte, på et kontor arbeidsmengde og konflikter, og i transport lasting, lossing og alenearbeid. Både kartleggingen og planene skal være skriftlige, og hvert tiltak i handlingsplanen bør ha en ansvarlig og en frist.
Hvordan dere graderer risiko står i Slik lager dere en risikomatrise alle forstår likt. Før en risikofylt jobb som rutinene ikke dekker, gjør dere en sikker jobbanalyse (SJA). Hendelser som kan ramme hele virksomheten, som brann eller strømbrudd, vurderer dere i en ROS-analyse.
7. Rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge (skriftlig)
Dette punktet handler om avvikshåndteringen og om det som fanger opp feil før noen blir skadet, for eksempel vernerunder, sjekklister og kontroll av utstyr. Rutinene skal være skriftlige.
En sjåfør oppdager at bakløftet på lastebilen ikke låser, og melder et avvik. Lederen tar bilen ut av bruk til den er reparert, og retter dermed opp feilen. Når bakløftet blir lagt inn i den daglige kontrollen av bilen, forebygger dere at det skjer igjen. Hvordan dere skiller mellom å rette opp og å forebygge før saken lukkes står i Slik følger du opp avvik som leder.
8. Overvåking og gjennomgang (skriftlig)
Dere skal følge med på at internkontrollen virker, og med jevne mellomrom gå gjennom hele systemet. Kommentarene til forskriften kaller det «en revisjon av hele det systematiske arbeidet». Forskriften sier ikke hvor ofte dere skal gjøre det, men en fast dato i HMS-årshjulet sørger for at det blir gjort.
I gjennomgangen ser daglig leder, HMS-ansvarlig og verneombudet på om målene er nådd, om tiltakene i handlingsplanen er gjennomført, hva avvikene viser, og om rutinene blir fulgt. Funn og nye tiltak skrives ned. Hvilke spørsmål avvikstallene kan svare på står i Hvorfor dine ansatte ikke melder inn avvik.
Hvor omfattende internkontrollen må være
Internkontrollen skal tilpasses «virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse», så langt det er nødvendig for å følge regelverket (§ 5 første ledd). Det samme gjelder dokumentasjonen, og forskriften krever ingen bestemt form. Kommentarene sier at noen virksomheter vil lage grundige risikoanalyser, mens andre kan nøye seg med enkel dokumentasjon. Men kravet om at punkt 4 til 8 skal være skriftlige gjelder alle, uansett størrelse.
To tenkte eksempler:
| Regnskapskontor med 6 ansatte | Verksted med 40 ansatte | |
|---|---|---|
| Mål | Noen få setninger | Mål for hver avdeling |
| Ansvar | Navn og roller på én side | Organisasjonskart og ansvar for hvert skift |
| Risiko | Én vurdering av kontoret: skjermarbeid, arbeidsmengde, brann | Egne vurderinger for maskiner, kjemikalier og arbeidsoperasjoner |
| Rutiner | Avviksrutine og noen få andre | Rutiner for hver avdeling og skriftlige instrukser for farlig arbeid |
| Gjennomgang | Ett møte i året med referat | Gjennomgang i hver avdeling og en samlet gjennomgang |
Små virksomheter kan få de viktigste dokumentene skrevet ut fra antall ansatte og bransje i HMS-håndboken i Maretto.
Dokumentasjon som andre HMS-regler krever skal også være med, for eksempel «instrukser, tillatelser, kompetansebevis, sertifikater» (§ 5 tredje ledd). Arbeid som kan være særlig farlig for liv eller helse krever en skriftlig instruks etter arbeidsmiljøloven § 3-2 tredje ledd.
Hva mer internkontrollen skal dekke
Internkontrollen handler om mer enn arbeidsmiljøet. Etter § 1 og § 2 gjelder den også brannsikkerhet, elektriske anlegg, ytre miljø, avfall og sikkerheten ved produkter og forbrukertjenester, avhengig av hva dere driver med. Hvis virksomheten har både ansatte og brukere, som en barnehage eller et hotell, skal internkontrollen ta vare på begge gruppene. En barnehage må for eksempel også ha kontroll med lekeapparatene, og et hotell med brannsikkerheten for gjestene.
Arbeidsmiljøloven § 3-1 har tre krav som hører hjemme i det samme systemet. Dere skal vurdere arbeidsmiljøet når dere planlegger endringer, arbeide systematisk med å forebygge og følge opp sykefravær, og ha løpende kontroll med arbeidsmiljøet og de ansattes helse når risikoen tilsier det.
Når flere virksomheter arbeider på samme arbeidsplass, for eksempel på en byggeplass eller i et kjøpesenter, skal de, når det er nødvendig, avtale skriftlig hvem som samordner internkontrollen for det de har felles (§ 6). Hvis dere bruker oppdragstakere i egne lokaler, for eksempel til renhold eller vedlikehold, legger dere så langt det går deres internkontroll til grunn. Men dere skal informere om reglene som gjelder for alle, og passe på at mangler blir rettet.
Kommuner og helse- og omsorgstjenester
Kommuner og fylkeskommuner skal i tillegg ha internkontroll som sikrer at administrasjonen følger lover og forskrifter, og det er kommunedirektøren som har ansvaret (kommuneloven § 25-1). Helse- og omsorgstjenester, som sykehjem og hjemmetjenester, har egne krav til styringssystem i forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten (§ 3). Begge deler kommer i tillegg til HMS-internkontrollen for de ansatte, og ifølge kommentarene til internkontrollforskriften vil det for mange være praktisk med «et samlet system som ivaretar alle lovene».
Sjekk at internkontrollen virker i praksis
En internkontroll kan være komplett på papiret og likevel ikke virke. Her er fire stikkprøver dere kan ta:
- Spør noen ansatte hvor de finner rutinene, og hvordan de melder et avvik.
- Velg et lukket avvik, og se om årsaken ble vurdert og tiltaket gjennomført.
- Sammenlign fristene i handlingsplanen med det som faktisk er gjort.
- Se når siste gjennomgang var, og om tiltakene fra den er fulgt opp.
Hvis dere skal ha tilsyn, står resten av forberedelsene i Tilsyn fra Arbeidstilsynet: dette ser inspektørene etter. Hvis dere har fått pålegg, kan dere lese Fått pålegg fra Arbeidstilsynet? Slik lukker dere det.
Maretto er et internkontrollsystem der innsiktssidene viser hvilke avvik som er åpne, og hvor gamle de er. En sak kan ikke lukkes før tiltakene er fullført.