Fått pålegg fra Arbeidstilsynet? Slik lukker dere det

Etter et tilsyn sender Arbeidstilsynet en tilsynsrapport. Hvis Arbeidstilsynet har funnet brudd på regelverket, får dere som hovedregel først et varsel om pålegg og deretter et vedtak (forvaltningsloven § 16). Pålegget er lukket når Arbeidstilsynet har vurdert dokumentasjonen dere har sendt, og skriver at pålegget anses som oppfylt.

Varsel om pålegg og vedtak om pålegg

	Varsel om pålegg	Vedtak om pålegg
Hva det er	Arbeidstilsynet sier hvilke pålegg og frister det har tenkt å vedta. Påleggene har status «Varslet» i rapporten.	Pålegget gjelder. Det er skriftlig og har en frist for når det skal være utført (arbeidsmiljøloven § 18-6).
Hva dere kan gjøre	Gi skriftlig tilbakemelding hvis beskrivelsen har faktiske feil, fristen er for kort eller dere har mer dokumentasjon.	Gjennomføre pålegget, søke om utsatt frist eller klage.
Frist	Fristen for tilbakemelding står i rapporten, vanligvis tre uker etter at dere mottok den.	Fristen for når pålegget skal være oppfylt står ved hvert pålegg.
Klage	Nei, varselet er ikke et vedtak.	Ja.

Når tilbakemeldingsfristen har gått ut, sender Arbeidstilsynet vedtaket. Hvis det er overhengende fare, for eksempel arbeid i høyden uten sikring, kan Arbeidstilsynet kreve tiltak med en gang eller stanse arbeidet som er knyttet til faren, uten å gi pålegg først (arbeidsmiljøloven §§ 18-6 og 18-8). Før stansen blir opphevet, må dere dokumentere at faren er borte.

Steg for steg fra mottak til lukking

1. Samme dag: send brevet videre og før inn fristene

Brev fra Arbeidstilsynet kommer til virksomhetens innboks i Altinn, og dere får varsel på e-post eller SMS. Klagefristen for et vedtak begynner å løpe fra det første varselet, ikke fra når noen åpner brevet. Sørg for at den som får varslene sender brevene videre til den som skal følge opp, samme dag.

Øverst i rapporten står påleggene i en tabell med to datoer for hvert pålegg: fristen for tilbakemelding og fristen for når pålegget skal være oppfylt. Før begge inn i kalenderen, og legg til klagefristen når vedtaket kommer.

Gi verneombudet en kopi av brevene fra Arbeidstilsynet. Arbeidstilsynet ber arbeidsgiveren om å gjøre det, og loven krever at de ansattes tillitsvalgte får vite om pålegg (arbeidsmiljøloven § 18-6 åttende ledd). Hvis dere ikke har verneombud, går kopien til de ansattes representant.

2. Les hvert pålegg som en sjekkliste

Under hvert pålegg står det hva dere skal gjøre, hvorfor, og hvilke bestemmelser dere bryter. Der står det også en liste som begynner med «Innen [dato] må dere sende oss». Listen sier hva dere må sende inn for at Arbeidstilsynet skal kunne vurdere om pålegget er oppfylt. Det kan for eksempel være en kopi av en risikovurdering, en tiltaksplan med ansvarlig og frist for hvert tiltak, en beskrivelse av hvordan en rutine er gjort kjent, eller en beskrivelse av hvordan ansatte, verneombud og tillitsvalgte har vært med.

Gi hvert pålegg én ansvarlig og en intern frist i god tid før Arbeidstilsynets frist.

3. Svar på varselet før tilbakemeldingsfristen

Varselet er sjansen dere har til å få rettet feil før de havner i et vedtak. Svar hvis

beskrivelsen bygger på feil fakta, for eksempel at det står at en risikovurdering mangler, selv om den finnes og bare ikke ble vist fram
dere har dokumentasjon Arbeidstilsynet ikke har sett
fristen ikke er realistisk.

Arbeidstilsynet setter fristen blant annet ut fra risikoen og hvor lang tid det vanligvis tar å rette opp forholdet. Hvis dere ber om lengre tid, må dere forklare hva som gjør at det tar lengre tid hos dere, og foreslå en dato. Ny ventilasjon i en produksjonshall kan for eksempel kreve både leverandør og byggearbeid, og en kartlegging på et sykehjem må nå alle vaktlagene.

Hvis dere er enige i varselet, trenger dere ikke å svare. Da kan dere starte arbeidet med en gang.

Send alt skriftlig gjennom eDialog. Bruk lenken «Svar på denne forsendelsen» i brevet, så havner svaret i riktig sak, og oppgi referansenummeret.

4. Rett opp årsaken, ikke bare det Arbeidstilsynet så

Et tilsyn er en stikkprøve. Når Arbeidstilsynet finner et brudd, betyr det at internkontrollen ikke har fanget det opp, og internkontrollen skal ha rutiner for å «avdekke, rette opp og forebygge» overtredelser (internkontrollforskriften § 5 nr. 7, se også Internkontrollforskriften: de åtte kravene i § 5). Behandle hvert pålegg som et avvik. Hvorfor skjedde det, og finnes det samme problemet i andre avdelinger eller på andre arbeidssteder? Hvordan dere finner årsaken står i Rotårsaksanalyse: slik kommer dere forbi «menneskelig svikt». Hvordan dere velger tiltak som virker står i Slik følger du opp avvik som leder.

To tenkte eksempler:

En butikkjede får pålegg om å kartlegge og risikovurdere vold og trusler i én butikk. En mal som blir fylt ut på kontoret gir dere et dokument å sende inn, men endrer ingenting for den som står alene i kassa en sen kveld. Gjør heller vurderingen sammen med de ansatte i alle butikkene, velg tiltak, og sett en dato for neste gjennomgang.
En byggentreprenør får pålegg om å ta i bruk avviksrutinen. Rutinen finnes, men ingen melder. En ny versjon av dokumentet løser ikke det. Det gjør derimot opplæring på byggeplassen og ledere som faktisk svarer på meldingene.

Ta med verneombud og tillitsvalgte fra starten. Hvis dere har bedriftshelsetjeneste, kan Arbeidstilsynet også gi pålegg om at den skal hjelpe dere med å gjennomføre de andre påleggene. Da må dere vise når og hvordan den har bidratt.

5. Send en tilbakemelding som svarer punkt for punkt

Et pålegg regnes som oppfylt når virksomheten har dokumentert at forholdet er rettet opp. Skriv én del for hvert pålegg, nummerert som i rapporten, og send tilbakemeldingen før fristen for når pålegget skal være oppfylt:

Pålegg: nummer og tittel slik de står i rapporten, og referansenummeret.
Hva vi har gjort: tiltakene, når de ble gjennomført og hvem som gjorde det.
Dokumentasjon: ett vedlegg per punkt i listen «Innen [dato] må dere sende oss», i samme rekkefølge.
Medvirkning: hvordan ansatte, verneombud og tillitsvalgte har vært med, med datoer.
Tiltak som gjenstår: tiltak, ansvarlig og frist, hvis pålegget åpner for en plan.
Kontaktperson: navn og telefonnummer.

«Vi har gått gjennom rutinen med de ansatte» sier lite. Rutinen med versjonsnummer, en deltakerliste med navn og dato og referatet fra møtet med verneombudet viser at det er gjort. Ved fysiske tiltak, som ny støyskjerming i produksjonen, kan bilder fra før og etter være dokumentasjonen.

6. Lukk internt når Arbeidstilsynet har svart

Når Arbeidstilsynet har vurdert tilbakemeldingen, får dere et brev der pålegget står som «Oppfylt». Først da er det lukket hos Arbeidstilsynet.

Hvis pålegget ble lukket på grunnlag av en plan, gjenstår fortsatt tiltakene i planen. Sett en dato for når dere skal sjekke at tiltakene er gjennomført og virker, for eksempel i HMS-årshjulet. Internkontrollen skal nemlig overvåkes og gjennomgås systematisk (internkontrollforskriften § 5 nr. 8). Hvordan dere forbereder dere til neste besøk står i Tilsyn fra Arbeidstilsynet: dette ser inspektørene etter.

I HMS-systemet Maretto kan hvert pålegg meldes som et avvik, der lederen oppretter tiltak med ansvarlig og frist. Maretto minner om fristene, saken kan ikke lukkes før tiltakene er fullført, og historikken kan ikke endres i ettertid.

Når fristen ikke holder

Søk om utsatt frist hvis dere har gode grunner. Søknaden må være skriftlig og sendes gjennom eDialog. Send den før fristen går ut, og skriv hva som er gjort, hvorfor dere trenger mer tid, hvilken dato dere foreslår, og hva dere gjør for å redusere risikoen i mellomtiden.

Hva skjer hvis fristen går ut

Hvis dere ikke oppfyller pålegget innen fristen, kan Arbeidstilsynet

ilegge tvangsmulkt (arbeidsmiljøloven § 18-7). Det er et beløp for hver dag, uke eller måned etter fristen til pålegget er oppfylt, eller en engangsmulkt. Dere får som hovedregel varsel før vedtaket. Mulkten erstatter ikke pålegget, og Arbeidstilsynet følger fortsatt opp at det blir gjennomført.
stanse virksomheten helt eller delvis til pålegget er oppfylt (§ 18-8).

Overtredelsesgebyr er en reaksjon på selve bruddet, ikke på at fristen gikk ut (§ 18-10). Arbeidstilsynet bruker det først og fremst ved alvorlige eller gjentatte brudd. Gebyret kan gis selv om pålegget er oppfylt, og inntil fem år etter at bruddet er rettet opp. Det kan bli på opptil 50 ganger folketrygdens grunnbeløp eller fire prosent av årsomsetningen, alt etter hva som er høyest. Når gebyret fastsettes, teller blant annet om bruddet har skjedd før, og om virksomheten kunne ha forebygget det med retningslinjer, opplæring eller kontroll. Den som leder virksomheten på vegne av arbeidsgiveren kan også få et personlig gebyr hvis bruddet var forsettlig eller grovt uaktsomt (§ 18-10 a). Alvorlige lovbrudd kan dessuten anmeldes til politiet.

Klage på et pålegg

Klagefristen er tre uker (forvaltningsloven § 29). Send klagen til Arbeidstilsynet gjennom eDialog. Arbeidstilsynet kan endre vedtaket selv (forvaltningsloven § 33). Hvis ikke, går klagen videre til Direktoratet for arbeidstilsynet, som er klageinstans (arbeidsmiljøloven § 18-6 sjuende ledd).

Etter forvaltningsloven § 32 skal klagen

si hvilket vedtak dere klager på
si hvilken endring dere ønsker
være undertegnet av den som klager, eller av en fullmektig.

Begrunn klagen, og ta med andre opplysninger som kan ha betydning.

En klage stopper ikke fristen av seg selv, og vedtaket kan vanligvis gjennomføres med en gang. Hvis dere trenger det, kan dere søke om at gjennomføringen utsettes til klagen er avgjort (forvaltningsloven § 42). Hvis dere bare er uenige i fristen, kan dere heller søke om utsatt frist.