Slik lager dere en risikomatrise alle forstår likt

En risikomatrise er en tabell med sannsynlighet på den ene aksen og konsekvens på den andre. Hver rute i tabellen har et risikonivå, for eksempel lav, middels eller høy, og hvert nivå sier hva dere skal gjøre med risikoen. Dette betyr IKKE at matrisen gjør vurderingen for dere. Den sørger bare for at to personer som vurderer samme fare kommer fram til samme nivå, og at «høy risiko» betyr det samme i lageret som på kontoret.

Internkontrollforskriften krever at dere kartlegger farer og vurderer risiko (§ 5 nr. 6). Loven sier ikke at dere må bruke en risikomatrise, men de fleste gjør det, fordi den gjør vurderingene sammenlignbare.

En ferdig 5 × 5-matrise

Dette er standardmatrisen i Maretto. Dere kan bruke den som den er, eller som utgangspunkt for deres egen:

Sannsynlighet ↓ / Konsekvens →	1 Ubetydelig	2 Liten	3 Betydelig	4 Alvorlig	5 Svært alvorlig
5 Svært sannsynlig	Middels	Middels	Høy	Høy	Høy
4 Sannsynlig	Lav	Middels	Middels	Høy	Høy
3 Mulig	Lav	Middels	Middels	Middels	Høy
2 Lite sannsynlig	Lav	Lav	Middels	Middels	Middels
1 Svært lite sannsynlig	Lav	Lav	Lav	Lav	Middels

Hvert nivå har en handling:

• Lav: Oppretthold sikringstiltakene.
• Middels: Vurder flere tiltak.
• Høy: Prioriter tiltak og dokumenter beslutningen. Høy risiko er ikke akseptabel.

Vil dere prøve matrisen på en egen vurdering, bruk det gratis ROS-verktøyet. Det krever ingen innlogging og plasserer risikoene i matrisen mens dere skriver, før og etter tiltak.

Slik lager dere risikomatrisen

1. Velg antall trinn. Fem trinn for sannsynlighet og fem for konsekvens er vanlig. Flere trinn gir en presisjon vurderingene sjelden har, og færre gjør det vanskelig å skille mellom risikoer.
2. Beskriv hvert sannsynlighetstrinn med en hyppighet. «Lite sannsynlig» betyr forskjellige ting for forskjellige folk (se tabellen under).
3. Beskriv hvert konsekvenstrinn. Gi hvert trinn én beskrivelse som dekker alt dere vurderer, både skade på folk og for eksempel tap av personopplysninger. Da betyr «Alvorlig» det samme uansett hva risikoen gjelder.
4. Fyll inn nivået i hver rute, og gi hvert nivå en handling. Tre nivåer er som regel nok.
5. Bestem hvilket nivå som ikke er akseptabelt. En risiko på det nivået må ha tiltak før arbeidet fortsetter, eller en dokumentert beslutning fra ledelsen.
6. Test matrisen på risikoer dere kjenner. Vurder fem–seks farer dere allerede har tatt stilling til, hver for seg, og sammenlign. Havner dere på ulike nivåer, er beskrivelsene ikke tydelige nok.
7. Gjør den kjent. Alle som gjør risikovurderinger skal bruke samme matrise og samme beskrivelser.

Beskriv sannsynlighet og konsekvens

Et eksempel på hyppigheter for sannsynlighet. Tilpass dem til det dere vurderer: for en jobb som gjøres hver dag, er «en gang i året» ofte, mens det for en brann i bygget er svært ofte.

Sannsynlighet	Hyppighet
1 Svært lite sannsynlig	Kan skje, men har ikke skjedd hos oss eller i bransjen
2 Lite sannsynlig	Kan skje, men er ikke forventet i løpet av ti år
3 Mulig	Kan skje i løpet av noen år
4 Sannsynlig	Kan skje i løpet av et år
5 Svært sannsynlig	Skjer flere ganger i året

Konsekvenstrinnene i standardmatrisen:

Konsekvens	Beskrivelse
1 Ubetydelig	Ubetydelig skade eller ulempe
2 Liten	Mindre, forbigående skade eller ulempe
3 Betydelig	Alvorlig skade som krever behandling, eller merkbar skade som økonomisk tap eller uro
4 Alvorlig	Varig skade, eller alvorlig skade som diskriminering eller tap av arbeid
5 Svært alvorlig	Dødsfall, katastrofal skade eller skade som ikke kan rettes opp

Eksempel: tre risikoer på et lager

Fare	Før tiltak	Tiltak	Etter tiltak
Truck rygger inn i en ansatt ved pakkebordet	Mulig × Svært alvorlig = Høy	Gjerde mellom gangsonen og kjøresonen	Lite sannsynlig × Svært alvorlig = Middels
Ansatt sklir på vått gulv ved porten	Sannsynlig × Liten = Middels	Matte innenfor porten, skilt når gulvet vaskes	Lite sannsynlig × Liten = Lav
Kartong faller ned fra øverste hylle	Mulig × Betydelig = Middels	Tunge varer lagres nederst	Lite sannsynlig × Betydelig = Middels

Trucken er den eneste risikoen som ikke er akseptabel, så den får tiltak først. Legg merke til at gjerdet ikke gjør konsekvensen mindre: blir noen påkjørt, er det like ille. Det gjør bare påkjørselen mindre sannsynlig.

Vanlige feil

• Alle velger midten. Er beskrivelsene uklare, havner det meste på «Mulig» og «Betydelig». Det er et tegn på at trinnene trenger hyppigheter og eksempler.
• Konsekvensen vurderes etter det som skjedde, ikke det som kunne skjedd. En kartong som falt ned uten å treffe noen kunne truffet noen. Vurder det verste som realistisk kunne skje.
• Tiltak som ikke finnes ennå regnes med. Vurder risikoen slik den er i dag, og regn med tiltaket først når det er gjennomført.
• Matrisen avgjør alene. En katastrofal konsekvens som er svært lite sannsynlig havner på middels i matrisen over. Det kan likevel være riktig å gjøre noe, særlig når tiltaket er billig.
• Matrisen endres ofte. Da kan dere ikke sammenligne nye vurderinger med gamle.

Har dere dette på plass?

• Én matrise som alle i virksomheten bruker
• En hyppighet for hvert sannsynlighetstrinn
• Én beskrivelse for hvert konsekvenstrinn
• En handling for hvert risikonivå
• Et nivå som ikke er akseptabelt
• Matrisen testet på risikoer dere kjenner

Spesielle tilfeller

Ganger eller pluss. Mange regner ut risikoen som sannsynlighet ganger konsekvens. Det gir større avstand mellom små og store risikoer enn pluss. Uansett formel bør dere se over rutene der resultatet blir feil, for eksempel at en katastrofal konsekvens havner på lav risiko fordi den er lite sannsynlig, og sette nivået for slike ruter selv. Matrisen over har satt nivåene rute for rute.

Dere må endre matrisen. Gjør det sjelden, og ta vare på hvilken versjon hver vurdering ble gjort med. I Maretto lagres en endret matrise som en ny versjon, og eldre risikoanalyser beholder matrisen de ble gjort med.

ROS-analyse. Samme matrise kan brukes i en ROS-analyse av hendelser som rammer hele virksomheten, som brann eller strømbrudd. Hyppighetene er de samme, men tenk på hele virksomheten, ikke én avdeling.