Tilsyn fra Arbeidstilsynet: dette ser inspektørene etter

Hvis dere har fått en «melding om tilsyn», står det i brevet hva Arbeidstilsynet vil kontrollere, hvilken dokumentasjon dere skal sende på forhånd eller legge fram, og hvem som skal være med. Les brevet nøye, for det er der forberedelsene starter.

Tre former for tilsyn

Form	Det dere får vite på forhånd	Slik foregår det
Meldt tilsyn	Formål, tema, dokumentasjon og hvem som skal være med	Inspektørene møter minst arbeidsgiveren og verneombudet, og kan snakke med ansatte enkeltvis eller i grupper. Til slutt oppsummerer de hva som er gått gjennom, og hva dere kan vente dere videre.
Uanmeldt tilsyn	Ingenting	Inspektørene snakker med dem de møter på arbeidsplassen, ser selv på forholdene og ber om dokumentasjon. Arbeidstilsynet bruker det når forholdene må avdekkes der og da, for eksempel ved mistanke om mangelfull sikkerhet eller arbeidsmiljøkriminalitet.
Dokumenttilsyn	Tema, kravene i regelverket og dokumentasjonen som skal sendes	Dere sender dokumentasjonen innen fristen i brevet.

Arbeidstilsynet prioriterer bransjer, tema og grupper med høy risiko for skader og sykdom. Men tilsynet kommer også etter tips, meldinger om arbeidsulykker, meldinger fra leger om arbeidsrelatert sykdom og henvendelser om kritikkverdige forhold. Et tilsyn betyr altså ikke nødvendigvis at noen har meldt fra om dere.

Hva inspektørene ser etter

Arbeidstilsynet kontrollerer ikke hele regelverket i ett tilsyn, bare det som er viktigst ut fra hva tilsynet skal finne ut. Det som blir kontrollert oftest, uansett hva tilsynet ellers handler om, er det systematiske arbeidsmiljøarbeidet. Har dere kartlagt og risikovurdert arbeidsmiljøet, og er tiltakene gjennomført? Ifølge Arbeidstilsynets årsrapport for 2024 ble dette kontrollert i nesten 9 500 av 12 890 tilsyn. Regelverket krever ingen bestemt metode, men risikovurderingene og prioriteringen av tiltak skal være skriftlige (internkontrollforskriften § 5 nr. 6).

Et annet tema som ofte kommer opp er hvordan arbeidet er organisert, for eksempel arbeidsavtaler, lønnssystemer, arbeidstidsordninger, informasjon og opplæring. Da Arbeidstilsynet beskrev et uanmeldt tilsyn på et serveringssted, var dette blant spørsmålene: «Betaler dere tillegg for overtid? Hvordan registrerer dere timer? Har alle ansatte skriftlige arbeidsavtaler?»

Inspektørene vurderer dokumentasjonen opp mot det de selv ser, og det de ansatte og verneombudet forteller. En risikovurdering som ingen på arbeidsplassen kjenner til holder dårlig når inspektørene sammenligner. Det samme gjør en rutine som beskriver noe annet enn det som faktisk skjer. Vær forberedt på å vise hvordan dere jobber, ikke bare hva som står skrevet.

Dokumentasjonen dere bør ha klar

Dette bør finnes og være oppdatert, uansett om dere venter tilsyn eller ikke. Hva internkontrollen må inneholde er forklart nærmere i Internkontrollforskriften: de åtte kravene i § 5.

Dokumentasjon	Krav
Mål for HMS-arbeidet	Internkontrollforskriften § 5 nr. 4
Hvordan ansvar, oppgaver og myndighet i HMS-arbeidet er fordelt	Internkontrollforskriften § 5 nr. 5
Kartlegging og risikovurderinger, med plan og tiltak	Internkontrollforskriften § 5 nr. 6
Rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge avvik, og avvik som er fulgt opp	Internkontrollforskriften § 5 nr. 7
Siste gjennomgang av om internkontrollen fungerer	Internkontrollforskriften § 5 nr. 8
Oppslag om hvem som er verneombud, og kursbevis for verneombudets opplæring	Arbeidsmiljøloven §§ 6-1 og 6-5
Referater fra arbeidsmiljøutvalget, hvis dere skal ha et	Arbeidsmiljøloven § 7-1, forskrift om organisering, ledelse og medvirkning § 3-16
Avtale med bedriftshelsetjeneste, hvis dere skal ha det, og hva den har hjulpet med	Arbeidsmiljøloven § 3-3
Kursbevis for arbeidsgiverens egen HMS-opplæring	Arbeidsmiljøloven § 3-5
Opplæring av ansatte, og HMS-kompetansen til dem som leder andre	Arbeidsmiljøloven § 3-2 første ledd
Skriftlige arbeidsavtaler for alle ansatte	Arbeidsmiljøloven § 14-5
Oversikt over hvor mye hver ansatt har arbeidet	Arbeidsmiljøloven § 10-7
Rutine for intern varsling, hvis dere jevnlig har minst fem ansatte eller forholdene tilsier det	Arbeidsmiljøloven § 2 A-6
Stoffkartotek, hvis dere bruker eller oppbevarer helsefarlige kjemikalier	Forskrift om utførelse av arbeid kapittel 2
Gyldig HMS-kort for de ansatte i bygg og anlegg, renhold, bilpleie og hjulskift og transport av andres varer med bil	Forskriftene om HMS-kort for hver bransje (bygg og anlegg § 4, renhold § 9, bilpleie og hjulskift § 11, varetransport § 2-2)

Verneombudets opplæring skal som hovedregel vare i minst 40 timer (forskrift om organisering, ledelse og medvirkning § 3-19), så kursbeviset bør vise hva kurset inneholdt og hvor lenge det varte. Hvis dere ikke har en varslingsrutine, kan dere lese hva den må inneholde i Slik lager dere en varslingsrutine som oppfyller loven.

Verneombudet og de ansatte

Verneombudet skal være med når Arbeidstilsynet inspiserer (arbeidsmiljøloven § 6-2 sjuende ledd), og kan kreve at også andre representanter for de ansatte er med (§ 18-4). Hvis dere ikke har verneombud, skal inspektørene om mulig kontakte en annen representant for de ansatte. Om dere må ha verneombud og arbeidsmiljøutvalg står i Må man ha verneombud? og Må man ha arbeidsmiljøutvalg (AMU)?.

Arbeidsgiveren har rett til å være til stede under kontrollen, men inspektørene kan bestemme at det ikke gjelder når de intervjuer ansatte (§ 18-4 andre ledd).

Forbered tilsynet sammen med verneombudet. Verneombudet skal uansett tas med på råd i det systematiske HMS-arbeidet (§ 6-2 fjerde ledd), har krav på den tiden vervet krever (§ 6-5), og kjenner ofte til det inspektørene kommer til å spørre de ansatte om.

Sjekkliste når tilsynet er meldt

Samme uke som brevet kommer

1. Gi brevet til verneombudet, og til tillitsvalgte og bedriftshelsetjenesten hvis brevet nevner dem.
2. Sett av tid for alle som skal være med, og avklar hvem som tar imot inspektørene.
3. Før inn fristen for dokumentasjonen som skal sendes på forhånd.
4. Sjekk hvem som får varsel når Arbeidstilsynet sender brev til virksomhetens innboks i Altinn. Rapporten og vedtakene kommer dit, og klagefristen for et vedtak begynner å løpe fra det første varselet på SMS eller e-post, også hvis ingen åpner brevet.

Før tilsynet

5. Gå gjennom temaene i brevet, og finn dokumentasjonen som viser hvordan dere jobber med hvert av dem.
6. Send det brevet ber om innen fristen. Bruk eDialog-lenken «Svar på denne forsendelsen» i brevet, så dokumentene blir knyttet til saken. Gi filene navn som passer med punktene i brevet.
7. Sjekk at tiltakene i risikovurderingene har en ansvarlig og en frist, og at de er gjennomført eller har en ny plan.
8. Gå gjennom dokumentasjonen sammen med verneombudet. Hvis dere finner mangler, skriver dere ned hva dere skal gjøre med dem og når. Det er bedre enn å lage dokumenter i full fart som ingen kjenner til.
9. Fortell de ansatte at tilsynet kommer, og at inspektørene kanskje vil snakke med dem.
10. Skriv ned spørsmål dere selv vil ta opp. Dere kan også ta opp egne tema på tilsynet, og Arbeidstilsynet skal veilede dere om hva kravene betyr i deres virksomhet.

På tilsynsdagen

11. Ha dokumentasjonen tilgjengelig, også det dere har sendt på forhånd.
12. Skriv ned alt dere lover å ettersende, og send det før fristen. Hvis dokumentasjon dere har lovet å ettersende aldri kommer, kan det ende med et varsel om pålegg.
13. Noter oppsummeringen inspektørene gir til slutt: hva som er gått gjennom, og hva som skjer videre.

Når Arbeidstilsynet kommer uanmeldt

Arbeidstilsynet har rett til å komme inn på alle arbeidssteder som loven gjelder for. Inspektørene skal vise legitimasjon og om mulig kontakte arbeidsgiveren og verneombudet (arbeidsmiljøloven § 18-4). Dere har plikt til å gi de opplysningene Arbeidstilsynet krever for tilsynet, og Arbeidstilsynet kan bestemme i hvilken form (§ 18-5).

Det dere kan forberede er hvem som gjør hva. Hvem tar imot inspektørene på hvert arbeidssted, hvem skal den personen ringe, og hvor ligger dokumentasjonen? Dette er særlig viktig der lederen ofte ikke er til stede, for eksempel på en byggeplass, i en butikk på kveldstid eller i hjemmetjenesten. Der det kreves HMS-kort, skal kortet bæres godt synlig (forskriftene om HMS-kort: bygg og anlegg § 5, renhold § 13, bilpleie og hjulskift § 16, varetransport § 2-3).

Etter tilsynet

Arbeidstilsynet sender en skriftlig tilsynsrapport til arbeidsgiveren, med kopi til verneombudet og om nødvendig til bedriftshelsetjenesten (§ 18-4). Første del oppsummerer temaene, og andre del beskriver eventuelle brudd på regelverket.

Hvis inspektørene har funnet brudd, varsler rapporten som regel pålegg. Hvert pålegg står i en tabell med status «Varslet», en frist for tilbakemelding og en frist for når pålegget skal være oppfylt. Under hvert pålegg står det hva dere må sende inn for å vise at forholdet er rettet opp.

Fristen for tilbakemelding er vanligvis tre uker. Bruk den hvis rapporten har faktiske feil, hvis en frist er for kort til at dere kan rette opp forholdet ordentlig, eller hvis dere har dokumentasjon som ikke kom med. Når fristen har gått ut, kan Arbeidstilsynet vedta påleggene.

Hvis et pålegg ikke blir oppfylt innen fristen, kan Arbeidstilsynet ilegge tvangsmulkt eller stanse virksomheten helt eller delvis. Ved alvorlige eller gjentatte brudd kan det også komme overtredelsesgebyr (arbeidsmiljøloven §§ 18-7, 18-8 og 18-10). I Fått pålegg fra Arbeidstilsynet? Slik lukker dere det kan du lese hvordan dere svarer på, gjennomfører og dokumenterer et pålegg, hva sanksjonene betyr, og hvordan dere klager.

I HMS-systemet Maretto får tiltakene i en avvikssak en ansvarlig og en frist, historikken i saken kan ikke endres, lesebekreftelsene viser hvem som har lest hvilke rutiner, og statistikken over avvik kan eksporteres til Excel og PDF/A.