Slik lager dere en varslingsrutine som oppfyller loven

Varslingsrutinen forteller de ansatte hvordan de sier fra om kritikkverdige forhold, og hvordan dere tar imot og følger opp et varsel. Dette betyr IKKE at de ansatte bare kan varsle slik rutinen sier. Retten til å varsle står i arbeidsmiljøloven, og rutinen kan aldri begrense den.

Hvem må ha varslingsrutine?

Virksomheter som jevnlig har fem eller flere ansatte må ha skriftlige rutiner for intern varsling. Er dere færre, må dere likevel ha det hvis forholdene i virksomheten tilsier det, for eksempel hvis arbeidet er risikofylt eller det har vært konflikter (arbeidsmiljøloven § 2 A-6).

Rutinen skal minst inneholde:

• en oppfordring til å varsle om kritikkverdige forhold
• hvordan man varsler
• hvordan dere tar imot, behandler og følger opp varsler.

Hva er varsling etter arbeidsmiljøloven?

Kritikkverdige forhold er brudd på lover og regler, på virksomhetens skriftlige etiske retningslinjer eller på etiske normer det er bred enighet om. Loven nevner blant annet fare for liv eller helse, fare for klima eller miljø, korrupsjon, myndighetsmisbruk, uforsvarlig arbeidsmiljø og brudd på personopplysningssikkerheten (§ 2 A-1).

Det som bare gjelder den ansattes eget arbeidsforhold, for eksempel misnøye med lønnen eller en konflikt med lederen, er ikke varsling. Skriv i rutinen hvor slike saker tas opp i stedet. Hvordan dere skiller varsel, avvik og personalsak når meldingen gjelder en kollega står i Personalsak, varsel eller avvik?.

Slik lager dere varslingsrutinen

1. Lag den sammen med de ansatte. Loven krever at rutinen lages i samarbeid med de ansatte og de tillitsvalgte. Har dere ikke tillitsvalgte, ta med verneombudet.
2. Bestem hvem som mottar varsler. Velg to eller flere, så det alltid finnes en mottaker som ikke er leder for, eller nær, den det varsles om. Skriv navnene i rutinen.
3. Velg kanal. Et skjema, en e-postadresse eller en ekstern mottaker som et advokatfirma. Bestem om det skal gå an å varsle anonymt (se under).
4. Skriv rutinen. Bruk disposisjonen under.
5. Gjør den kjent. Legg den der de ansatte finner den, og gå gjennom den på et personalmøte. En rutine ingen vet om, oppfyller dårlig kravet om å være lett tilgjengelig.
6. Gå gjennom den hvert år, og etter hver sak der noe ikke fungerte.

Hva rutinen bør inneholde

1. Formål. Hvorfor dere vil at de ansatte sier fra.
2. Hva det kan varsles om. Med eksempler fra deres eget arbeid, og hva som ikke er varsling.
3. Hvordan man varsler. Kanalen, nærmeste leder, verneombudet eller tillitsvalgt. Skriv også at det alltid er lov å varsle til tilsynsmyndighetene, som Arbeidstilsynet eller Datatilsynet (§ 2 A-2).
4. Hvem som mottar varslene, og hvem som ikke gjør det.
5. Anonymitet. Om det går an å varsle anonymt, og hvem som kan se hvem som har varslet.
6. Behandlingen. Hvordan varselet undersøkes, og når varsleren får høre noe. Dere skal sørge for at varselet blir undersøkt innen rimelig tid (§ 2 A-3). Hvordan det gjøres står i Slik behandler dere en varslingssak uten å svikte varsleren.
7. Vern mot gjengjeldelse. Gjengjeldelse mot den som varsler er forbudt, også fra den ansatte har sagt fra at de kommer til å varsle (§ 2 A-4).
8. Hvem som har ansvaret for rutinen, og når den skal gås gjennom.

Vil de ansatte stole på kanalen?

Før noen varsler, lurer de på hvem som får vite at det var dem. Tror de ikke på svaret, lar de være, eller går rett til Arbeidstilsynet eller mediene. Det er tre steder anonymiteten kan lekke:

1. Hos mottakerne. Er noen av dem leder for, eller nær, den det varsles om? Kan de se hvem som har varslet?
2. I systemet. Har administratorer, IT-avdelingen eller leverandøren tilgang? Lagres innlogging, IP-adresse eller sidebesøk?
3. I innholdet. Detaljer få kjenner til, tidspunktet, skrivemåten og metadata i vedlegg kan peke på varsleren uansett kanal.

De to første er deres ansvar, og rutinen bør svare på dem. Det tredje bør rutinen minne varsleren om.

En ekstern mottaker, som et advokatfirma, kan føles tryggere, men det løser ikke alt. Spørsmålet blir bare hvem hos mottakeren som leser varselet, og hva som sendes videre til dere.

I Maretto knyttes en anonym varsling ikke til noen bruker, og en varsling med navn viser bare mottakerne hvem som har varslet. Bare de som er utpekt som mottakere ser varslene, for administratorrollen gir ikke tilgang i seg selv. Varslingssidene sender ingen bruksdata. Rutinen kan publiseres som et dokument med lesebekreftelse, så dere ser hvem som har lest den.

Har dere dette på plass?

• En skriftlig rutine, laget sammen med de ansatte og tillitsvalgte
• Minst to mottakere, med navn i rutinen
• Et svar på om det går an å varsle anonymt, og hvem som kan se hvem som har varslet
• Rutinen lagt der de ansatte finner den, og gjennomgått på et personalmøte
• En ansvarlig for rutinen og en dato for neste gjennomgang

Spesielle tilfeller

Anonymt eller konfidensielt. Et anonymt varsel er vanskeligere å undersøke, fordi mottakeren ikke kan spørre den som vet mest. En kanal der varsler og mottaker kan skrive med hverandre gjennom en lenke eller kode bare varsleren har, løser mye av det. Alternativet er å varsle konfidensielt: varsleren oppgir navn til mottakerne, men navnet holdes skjult for alle andre. Skriv i rutinen hvilke av de to dere tilbyr, og forskjellen på dem.

Varselet gjelder daglig leder. Da kan ikke daglig leder være mottaker. Skriv i rutinen hvem som tar imot da, for eksempel styreleder eller en ekstern mottaker.

Den første saken. Hvordan dere behandler det første varselet blir fortalt videre. Gjør den godt, så stoler de ansatte på kanalen neste gang.