Slik behandler dere en varslingssak uten å svikte varsleren

Når en ansatt varsler om kritikkverdige forhold, har arbeidsgiveren to oppgaver på en gang. Dere skal undersøke forholdet og få slutt på det, og dere skal ta vare på den som varslet og andre som er involvert (arbeidsmiljøloven § 2 A-3). Stegene under følger varslingssaken fra varselet kommer inn til saken lukkes.

Steg for steg

1. Vurder om det er et varsel

Om noe er et varsel avhenger av hva det handler om og hvem som sier fra, ikke av hva meldingen kalles. Et avvik, en klage, en SMS eller en muntlig beskjed kan alle være varsler.

Kritikkverdige forhold er brudd på lover og regler, på virksomhetens skriftlige etiske retningslinjer eller på etiske normer det er bred enighet om i samfunnet. Eksempler er fare for liv eller helse, korrupsjon, myndighetsmisbruk, uforsvarlig arbeidsmiljø og brudd på personopplysningssikkerheten. Hvis det bare gjelder den ansattes eget arbeidsforhold, er det ikke varsling, med mindre det også er et kritikkverdig forhold (§ 2 A-1).

Meldingen	Varsel?
«Sjåførene presses til å bryte kjøre- og hviletidsreglene»	Ja. Brudd på regler og fare for liv og helse.
«Butikksjefen kommer med seksuelle kommentarer til meg»	Ja. Det gjelder den ansatte selv, men trakassering er uforsvarlig arbeidsmiljø.
«Utskrifter med beboernes helseopplysninger kastes i vanlig papiravfall»	Ja. Brudd på personopplysningssikkerheten.
«Jeg burde fått mer i lønnsoppgjøret»	Nei. Det gjelder eget arbeidsforhold.
«Den nye vaktplanen i barnehagen er dårlig lagt opp»	Som regel nei. Vaktplanen ligger innenfor arbeidsgiverens styringsrett.

Terskelen er lav. Hvis dere er i tvil, behandler dere meldingen som et varsel. Hvis det ikke er et varsel, skal saken likevel følges opp, for eksempel som et avvik eller en personalsak. Forklar den som sa fra hvorfor, og si hvor saken går videre.

Hvis varselet gjelder noe som kan rettes opp med en gang, for eksempel en nødutgang som er sperret av paller, retter dere det opp og gir beskjed. Resten av stegene gjelder saker som ikke er så enkle å løse.

Noen forhold har egne frister. Hvis det gjelder et alvorlig straffbart forhold, og det kan være noe i påstanden, bør saken overlates til politiet så snart som mulig. Et brudd på personopplysningssikkerheten kan dere være nødt til å melde til Datatilsynet, senest 72 timer etter at dere fikk vite om det (personvernforordningen artikkel 33). Se Personvernbrudd: slik rekker dere 72-timersfristen.

2. Bestem hvem som behandler saken

Registrer varselet, og bestem hvem som skal behandle det, for eksempel nærmeste leder, HR, daglig leder eller et varslingsutvalg. Den som behandler saken må være habil. Den det varsles om bør ikke være med, og den som kan være inhabil bør stå over. Hvis varselet gjelder daglig leder, bør rutinen si hvem som tar saken i stedet, for eksempel styrelederen.

Hvis dere bruker ekstern hjelp, har arbeidsgiveren fortsatt ansvaret. Gi den eksterne et skriftlig mandat, og fortell partene hva det går ut på.

3. Bekreft mottaket

Gi raskt beskjed om at varselet er mottatt, hvem som behandler det, og når varsleren kan regne med å høre noe. Loven gir ikke varsleren rett på tilbakemelding, men det er en ekstra belastning å ikke vite noe, og det kan føre til nye varsler. Hvis varselet kom muntlig, skriver dere ned det som ble sagt, og lar varsleren bekrefte at det stemmer.

4. Undersøk

Arbeidsgiveren skal sørge for at varselet «innen rimelig tid blir tilstrekkelig undersøkt» (§ 2 A-3 første ledd). Loven har ingen fast frist og ingen krav til metode. Hvor grundig og hvor raskt dere må undersøke kommer an på hvor alvorlig forholdet er, og hvor fort det må stanses. Hvis noen kan bli skadet mens dere undersøker, må dere stanse forholdet først.

1. Planlegg. Hva skal avklares, hvem skal dere snakke med, og når skal dere være ferdige?
2. Gå gjennom dokumentene. Se på det som kan bekrefte eller avkrefte påstanden, for eksempel rutiner, vaktlister, e-post, avvik og regnskap.
3. Snakk med partene og vitnene. Skriv referat, og la hver av dem lese sitt. Hvis noen er uenig i referatet, legger dere den skriftlige kommentaren deres ved saken.

Et anonymt varsel skal også følges opp. Ikke prøv å finne ut hvem som sendte det. Still oppfølgingsspørsmål gjennom kanalen hvis den gjør det mulig. Hva kanalen må tåle for at anonymiteten skal holde står i Slik lager dere en varslingsrutine som oppfyller loven. Hvis varselet er for tynt til at dere kan undersøke selve påstanden, kan dere undersøke forholdet det peker på, for eksempel ved å gå gjennom rutiner og avvik i avdelingen eller kartlegge arbeidsmiljøet i teamet. Skriv ned hvorfor dere stoppet der dere gjorde.

5. La den det varsles om forklare seg

Den det varsles om skal få vite hva beskyldningen gjelder, få se de dokumentene og bevisene som har betydning, og få fortelle sin versjon før dere konkluderer (kontradiksjon). Etter personvernreglene skal vedkommende som hovedregel få vite om varselet innen rimelig tid, og senest én måned etter at opplysningene er samlet inn (personvernforordningen artikkel 14). Hvis varselet gjelder straffbare forhold, kan dere vente så lenge det er nødvendig å holde det hemmelig for at forholdet skal kunne etterforskes (personopplysningsloven § 16 første ledd bokstav b).

Inntil saken er undersøkt, er varselet en påstand, og dere må behandle det slik. Den det varsles om har også rett på et fullt forsvarlig arbeidsmiljø (arbeidsmiljøloven § 4-1), og kan trenge tettere oppfølging mens saken pågår.

6. Konkluder og gi tilbakemelding

Når partene er hørt og saken er godt nok opplyst, avgjør dere om det har skjedd noe kritikkverdig. Skriv ned konklusjonen. Det kan være en rapport, et notat eller en e-post, alt etter hvor alvorlig saken er.

• Hvis dere fant noe kritikkverdig, setter dere inn tiltak som stanser forholdet og hindrer at det skjer igjen, og vurderer reaksjoner mot den som er ansvarlig. Hvordan dere velger tiltak som forebygger står i Slik følger du opp avvik som leder.
• Hvis dere ikke fant noe kritikkverdig, for eksempel fordi det var en faglig uenighet, begrunner dere konklusjonen.

Den det varsles om skal få vite utfallet og eventuelle reaksjoner. Varsleren er som regel ikke part i saken og har ikke automatisk rett til å vite hvordan den behandles. Fortell likevel varsleren at forholdet er undersøkt, hva dere fant, og hvilke tiltak dere setter inn, så langt dere kan uten å gi ut personopplysninger om andre. Dere sier ikke noe om eventuelle personalreaksjoner mot en kollega.

7. Lær av saken

Finn ut hva som gjorde at forholdet kunne oppstå, og om rutinen fungerte. Kom varselet fram til riktig person? Var det klart hvem som skulle behandle det? Visste varsleren hva som skulle skje? Hvis dere endrer rutinen, skal det gjøres sammen med de ansatte og de tillitsvalgte (§ 2 A-6). Hva rutinen minst må inneholde står i Slik lager dere en varslingsrutine som oppfyller loven.

Hovedverneombudet og arbeidsmiljøutvalget bør få vite hvor mange varslingssaker dere har hatt, hva de gjaldt og hvordan de ble løst, uten navn.

Gjennom hele saken

Beskytt den som varslet

Arbeidsgiveren skal «særlig påse at den som har varslet, har et fullt forsvarlig arbeidsmiljø», og om nødvendig sette inn tiltak for å hindre gjengjeldelse (§ 2 A-3 andre ledd). Gå gjennom risikoen sammen med varsleren. Hvem kan komme til å reagere, ledere eller kolleger, og hvordan? Hva kan hindre det, og hva kan begrense skaden hvis det skjer likevel? Omplassering og endrede arbeidsoppgaver står på lovens liste over gjengjeldelse. Tiltak som berører varsleren bør derfor avtales med varsleren.

Gjengjeldelse er forbudt (§ 2 A-4). Det gjelder «enhver ugunstig handling, praksis eller unnlatelse» som er en følge av varslingen, for eksempel trusler, trakassering, sosial ekskludering, advarsel, degradering eller oppsigelse. Forbudet gjelder også hvis noen bare har sagt at de kommer til å varsle. Intern varsling er alltid lovlig, også gjennom verneombud, tillitsvalgt eller advokat, og det samme gjelder varsling til en tilsynsmyndighet (§ 2 A-2). Varsleren kan derfor ikke få reaksjoner for å ha gått utenom nærmeste leder eller til Arbeidstilsynet.

Hvis den ansatte legger fram opplysninger som gir grunn til å tro at det har skjedd gjengjeldelse, er det arbeidsgiveren som må sannsynliggjøre at det ikke har skjedd (§ 2 A-4 fjerde ledd). Ved brudd kan den ansatte kreve oppreisning og erstatning, uansett om arbeidsgiveren har skyld eller ikke (§ 2 A-5). Skriv derfor ned de saklige grunnene for beslutninger som berører varsleren, som vaktplan, oppgaver og lønn, også etter at saken er lukket. Vanlig ledelse, og å rette på arbeid eller oppførsel når det trengs, er fortsatt innenfor styringsretten.

Hold kretsen liten

Ifølge Arbeidstilsynet skal ikke flere enn strengt nødvendig vite hvem varsleren er, eller hva saken inneholder. Heller ikke verneombudet får automatisk innsyn.

Dere kan love varsleren at saken behandles fortrolig, men ikke at navnet aldri kommer fram. Den det varsles om har i utgangspunktet rett til informasjon og innsyn etter personvernreglene, og det finnes ingen egen regel om at varslerens identitet kan holdes tilbake. Dere kan bare holde den tilbake hvis et av unntakene i personopplysningsloven § 16 gjelder, etter en konkret vurdering. Et avslag på innsyn må begrunnes skriftlig, med en presis henvisning til unntaket. Ofte løser dere det med et notat som beskriver hva varselet gjelder, uten å si hvem som sendte det. I offentlige virksomheter kan den det varsles om også ha rett til partsinnsyn etter forvaltningsloven.

Personopplysninger og dokumentasjon

Arbeidsgiveren er som regel behandlingsansvarlig for personopplysningene i saken. Samle saken på ett sted der bare de som behandler den har tilgang, og ikke i e-posttråder eller personalmapper. Slett eller anonymiser opplysningene når dere ikke lenger trenger dem, og skriv i rutinen hvor lenge varslingssaker skal oppbevares.

Sjekkliste før saken lukkes

• Varselet er lagret slik det kom inn, med dato for mottaksbekreftelsen.
• Det står hvem som behandlet saken, og at habiliteten er vurdert.
• Plan, dokumenter og referater ligger i saken.
• Den det varsles om er informert og har fått fortelle sin versjon.
• Risikoen for gjengjeldelse er vurdert sammen med varsleren.
• Konklusjonen er skriftlig og begrunnet, og tiltakene har en ansvarlig og en frist.
• Varsleren og den det varsles om har fått tilbakemelding, og det er avtalt hvordan varsleren følges opp videre.
• Det står når opplysningene i saken skal slettes.

I Maretto bekrefter mottakerne mottaket direkte i varslingskanalen. De kan skrive med en anonym varsler gjennom sporingslenken, og fristen for tilbakemelding er tre måneder etter mottaksbekreftelsen.